1. Delegar tu toma de notas en reunión
Traducido del original en francés.
El otro día estaba en una reunión de proyecto. Cuatro personas en Zoom. Todo el mundo súper presente.
Caroline, la facilitadora, lo había preparado bien. El orden del día era detallado; lo habíamos recibido con antelación; todos estábamos alineados sobre lo que teníamos que hacer.
Muy rápido me aburrí.
La cosa no iba lo bastante rápido.
Comprendí rápido que no terminaríamos a la hora.
Caroline facilitaba la reunión. Al mismo tiempo tecleaba en su ordenador. Tomaba notas y preparaba el acta de la reunión.
Con dos consecuencias:
– provocaba pausas en la conversación, ya que nos callábamos con frecuencia para dejarla teclear,
– le impedía estar en el corazón de las discusiones y desempeñar plenamente su papel de facilitadora.
Después de la reunión, la llamé:
Probamos otra cosa la próxima vez.
Esto es lo que te propongo.
Tú facilitas.
Yo voy anotando sobre la marcha las decisiones y las acciones.
Las releo para todos al final.
Luego te paso mis notas.
Después podrás preparar y enviar el acta de la reunión.
¿Lo probamos?
Preveo que nuestra reunión será más corta.
Me vino entonces a la cabeza la imagen del circo chino y de los platos giratorios.
El facilitador está ahí para que todos los platos giren. Mantiene un ojo en cada uno y se asegura de que ninguno se caiga. En general, eso no le deja mucho tiempo para hacer otra cosa…
La vez siguiente, Caroline lo probó.
Tuvimos tiempo al final de la reunión para decirnos que había sido la mejor de todas las que habíamos tenido.
¿Facilitas una reunión? Piensa en delegar tu toma de notas.
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