9. ¿Cuál es la duración ideal de una reunión?
Traducido del original en francés.
Foto de Anne McCarthy – Pexels
« ¿Cuál es la duración ideal de una reunión? » es una pregunta que me hacen con regularidad.
La respuesta es sencilla:
« El tiempo necesario para cubrir los temas del orden del día, asegurándose de que cada participante se vaya con la sensación de haber sido útil. »
Algunos pensarán que me estoy quedando con ellos con esta respuesta y que les estoy haciendo el número del sketch de Fernand Raynaud.
Pero seguramente es la buena. Es en la fase de diseño de la reunión cuando hay que abordar la cuestión:
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¿Cuál es el resultado que quiero haber alcanzado al final de esta reunión?
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¿A quién necesito para lograrlo?
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¿Cuánto tiempo hará falta para que cada una de las personas presentes pueda contribuir?
La última pregunta es evidente, pero a menudo se descuida.
En efecto, muchas veces no es el tema lo que determina la duración de una reunión, sino más bien el número de personas presentes. Sobre todo si tienes en mente hacer útil la presencia de esas personas dándoles tiempo para expresar su punto de vista.
Paul AXTELL, un experto americano, autor del libro « Meetings matter », recomienda prever media hora por cada tema que requiera discusión.
Esta recomendación es, por supuesto, discutible y dogmática.
Sin embargo, tenerla en mente puede llevar a ser prudente con el número de temas que se ponen en un orden del día, y con el número de personas a las que se invita para cubrirlo.
En cualquier caso, sea cual sea el enfoque elegido, es necesario prever varias cosas
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Tiempo para el arranque de la reunión, retrasos incluidos.
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Una duración precisa para cada tema.
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Un time keeper que avise cuando las cosas se desvíen.
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No demasiado optimismo, ese que a menudo hace pensar que en la segunda parte de la reunión se podrá recuperar el retraso acumulado en la primera.
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Una evaluación final para asegurarse de que todos son conscientes de los desvíos y de que se pondrán en marcha acciones correctivas.
A la pregunta « ¿Cuál es la duración ideal de una reunión? », te invito a quedarte con esta respuesta:
Más de lo previsto…
Escuela Internacional de Reuniología
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