Reuniones: sin un objetivo claro, todo el mundo trabaja a ciegas
«Punto de RR. HH.», «seguimiento del proyecto», «estrategia comercial»: todos conocemos estos títulos. Llenan las agendas, pero no indican qué se espera realmente de la reunión.
Son las nueve de la mañana. Ocho personas se han reunido para un «punto sobre el lanzamiento del nuevo producto». El departamento de marketing presenta la campaña. El de finanzas pregunta por los márgenes. El de producción señala un riesgo de retraso.
Tras cuarenta y cinco minutos, alguien pregunta: «Pero, ¿qué es lo que tenemos que decidir hoy?»
Silencio. La reunión tenía un tema, pero no un objetivo.
Un tema no es un objetivo
Me encuentro a menudo con esta escena. Las conversaciones son serias, pero nadie sabe con precisión qué es lo que el grupo debe haber logrado al final.
El tema indica de qué vamos a hablar. El objetivo especifica lo que debemos conseguir gracias a esta conversación.
«Lanzamiento del nuevo producto» es un tema. «Decidir si mantenemos la fecha a pesar del retraso en la producción» es un objetivo.
«Asunto de RR. HH.» es un tema. «Identificar las tres contrataciones prioritarias del próximo trimestre» es un objetivo.
Cuando el objetivo queda claro desde la invitación, los participantes saben por qué están allí. Cuando es impreciso, cada uno llega con su propia interpretación.
La pregunta que hay que plantearse antes de cualquier invitación
Antes de cualquier invitación, una pregunta sencilla:
¿Qué nos hará pensar que el tiempo dedicado a esta reunión ha sido bien empleado?
No: «¿De qué vamos a hablar?», sino: «¿Con qué debemos salir de aquí?».
¿Una decisión? ¿Una resolución? ¿Un plan de acción? ¿Un compromiso colectivo?
Si la respuesta no está clara, es probable que la reunión no esté preparada. A veces, ni siquiera es necesaria. Para transmitir una información, un mensaje puede bastar. Para recabar opiniones, un documento compartido resultará a veces más eficaz. Y si una sola persona tiene la responsabilidad de decidir, reunir a doce personas puede, sobre todo, diluir esa responsabilidad.
Una reunión resulta útil cuando varias personas deben trabajar juntas: contrastar puntos de vista, arbitrar, decidir o coordinar.
El objetivo guía a los participantes y la preparación
Cuando el objetivo es vago, se invita a mucha gente: «por si acaso», «a título informativo», «para que todo el mundo esté al tanto».
Tienes que «hacer un balance de un proyecto informático». ¿A quién invitar? La respuesta es imprecisa. Pero si el objetivo pasa a ser «decidir si aplazamos la puesta en marcha dos semanas», las personas realmente necesarias se identifican de inmediato. Los demás pueden recibir un resumen.
La misma lógica se aplica a la preparación. «Por favor, leed la presentación» rara vez produce el efecto esperado. En cambio: «Mañana tendremos que elegir entre los escenarios A y B. Por favor, venid con vuestra recomendación y el principal riesgo».
En el primer caso, se pide asimilar información. En el segundo, se prepara una aportación. Un orden del día eficaz ayuda a preparar la reunión, a involucrar activamente a los participantes y a saber cuándo ha concluido el debate.
Mantener el rumbo sin cerrar el debate
Incluso con un objetivo claro, una reunión puede desviarse. Surge un tema relacionado, resurge un antiguo desacuerdo.
El objetivo no sirve para impedir estas aportaciones. Permite decidir qué hacer con ellas:
«¿Nos ayuda este punto a tomar la decisión prevista?»
«¿Debemos tratarlo ahora?»
«¿Hay que dejarlo para más adelante?»
No creo que una buena reunión sea un espacio en el que cada uno pueda hablar de cualquier cosa. Creo que es un espacio en el que cada uno puede aportar lo que resulte útil para el trabajo colectivo, dentro del marco del orden del día aprobado por todos al inicio de la reunión. Dar la palabra no significa renunciar al rumbo. Mantener el rumbo no significa cerrar el debate.
Volver al objetivo para concluir
Al comenzar, basta con una frase: «Al final de nuestros cincuenta minutos, debemos haber elegido una opción y definido las tres primeras acciones. ¿Es eso realmente lo que debemos lograr hoy?»
A continuación, la reunión debe concluir volviendo a la pregunta inicial: ¿hemos alcanzado el objetivo? ¿Qué hemos decidido? ¿Quién hace qué y para cuándo?
Una reunión no termina cuando se acaba el tiempo. Termina cuando los participantes saben lo que han logrado y qué va a pasar a continuación.
Aclarar el objetivo es un acto de liderazgo
Por lo tanto, aclarar el objetivo no es una simple técnica de moderación. Es un claro acto de liderazgo y de respeto por el tiempo, la inteligencia y las responsabilidades de los participantes.
La reunión es uno de los lugares donde la estrategia cobra vida, se traduce en decisiones y, posteriormente, en acciones. Pero también es allí donde puede perderse el rumbo.
Antes de tu próxima reunión, completa primero esta frase:
«Al final de esta reunión, debemos haber…»
Si no te queda claro cómo continuar la frase, es que la reunión aún no está preparada. O quizá ni siquiera sea necesaria.